Proliance 360

Kurzfazit

Proliance 360 ist die wahrscheinlich pragmatischste DSGVO-Plattform für deutsche KMU. Statt einer überdimensionierten Compliance-Suite mit Hunderten ungenutzter Module bekommst du geführte Workflows für die tatsächlichen Pflicht-Aufgaben: Verarbeitungsverzeichnis, DSFA, AV-Verträge, TOMs, Datenpannen-Management, Betroffenenanfragen. Alles deutschsprachig, europäisches Hosting, deutsches Recht im Hintergrund. Ausgebaut um ISMS, NIS2-Vorbereitung, KI-gestützte Compliance-Beratung und ein Hinweisgebersystem, Proliance wird zur Compliance-Suite, nicht nur Datenschutz-Tool. Schwächen: DSAR-Automatisierung deutlich schwächer als bei oder (keine automatische Datensuche in Drittsystemen), und KI-Funktionen sind im Vergleich zu reinen US-Plattformen weniger tief. Für DACH-Mittelstand mit europäischem Datenhosting-Anspruch dennoch eine der saubersten Lösungen.

Für wen ist Proliance 360?

Deutsche KMU mit 10–250 Mitarbeitenden: Die Kernzielgruppe. Wer ein strukturiertes Datenschutz-Setup braucht, aber kein eigenes Compliance-Team unterhält, bekommt mit Proliance einen geführten Pfad zur Pflichterfüllung. Die Eingabemasken nehmen die Hand, auch ohne tiefe Datenschutz-Expertise lässt sich das Verarbeitungsverzeichnis sauber aufbauen.

Unternehmen mit externem Datenschutzbeauftragten: Proliance bietet DSB-as-a-Service als Komplettpaket, die eigene Plattform plus zertifizierter externer DSB. Für KMU, die keinen internen DSB stellen wollen oder müssen, ist das eine pragmatische Lösung: Plattform und Beratung kommen aus einer Hand, was Reibung minimiert.

Mittelständler vor NIS2-Pflicht: Seit 2024 baut Proliance gezielt das NIS2-Modul aus. Wer ab 2024/25 unter NIS2 fällt (kritische und wichtige Einrichtungen ab 50 Mitarbeiter oder 10 Mio. € Umsatz in bestimmten Sektoren), bekommt einen geführten Weg zur Compliance-Vorbereitung, kombiniert mit dem bestehenden DSGVO-Setup.

Kanzleien und Beratungsunternehmen mit Mandanten-Compliance: Wer als externe Stelle Mandanten in Datenschutzfragen begleitet, kann Proliance als gemeinsame Arbeitsumgebung nutzen. Mandanten arbeiten an ihrem VVT, der Berater prüft im selben System, das ersetzt die typische E-Mail-Pingpong-Welt.

ISMS-Einsteiger Richtung ISO 27001: Das neue ISMS-Dashboard und Maßnahmen-Modul bilden den Einstieg in einen ISO-27001-Pfad ab. Für Unternehmen, die Datenschutz und Informationssicherheit zusammen denken wollen (was im DACH-Mittelstand zunehmend der Fall ist), reduziert das die Tool-Fragmentierung.

Weniger geeignet für: Internationale Konzerne mit multi-jurisdiktionalen Datenschutz-Anforderungen (CCPA, LGPD, GDPR-UK parallel, hier ist die bessere Wahl), Großunternehmen mit komplexen Multi-Cloud-Landschaften und Hunderten von Datenquellen (DSAR-Automatisierung in Tiefe von wird nicht erreicht), und alle, die eine Privacy-Operations-Plattform mit tausenden Konnektoren suchen.

Preise im Detail

Modul / Plan	Preis (Stand Juni 2026)	Was du bekommst
Datenschutz-Software Business	ab 125 €/Monat (Beispiel 10 MA)	Datenbank-Zugang, Risikobewertung, 3 Power-User, VVT, AV-Verträge, TOMs
Datenschutz-Software Enterprise	ab 233 €/Monat (Beispiel 10 MA)	Alle Business-Funktionen plus SSO, Mandantenfähigkeit, IT-Security-Schulung, Hinweisgeber-Modul, 5 Power-User
DSB-as-a-Service Basis	ab 125 €/Monat + 500 € Einmal-Audit	Externer zertifizierter DSB, 1 Software-Zugang, Beratung auf Anfrage, 72h Reaktionszeit
DSB-as-a-Service Medium	ab 275 €/Monat + 1.500 € Einmal-Audit	6 zusätzliche Plätze, 15 Beratungsstunden/Jahr, 48h Reaktionszeit
DSB-as-a-Service Premium	ab 450 €/Monat + 2.000 € Einmal-Audit	Unbegrenzter Zugang, 25 Beratungsstunden/Jahr, 24h Reaktionszeit, fester Ansprechpartner
ISMS-Software Light / Core	ab 500 / 1.000 €/Monat	ISO-27001-orientierte Plattform, Standard- bzw. Experten-Bibliotheken
ISMS-Beratung (Guide / Complete)	ab 1.000 / 2.500 €/Monat	Expertenbegleitung, jährliches internes Audit, GAP-Analyse, Complete inkl. NIS2-Schulung
Hinweisgebersystem	ab 60 €/Monat	Online-Meldeplattform, anonyme Meldungen, Fallmanagement, unabhängig von der Mitarbeiterzahl
ISO-27001-GAP-Analyse	ab 2.880 € einmalig	Basis ab 2 Tage, Medium 5–10 Tage, Premium 10–15 Tage
EU-Vertreter (Art. 27 DSGVO)	ab 175 €/Monat	EU-Vertretung für Unternehmen außerhalb der EU

Einordnung: Anders als noch vor wenigen Jahren veröffentlicht Proliance seine Preise inzwischen öffentlich, ein erfreulicher Bruch mit dem Compliance-Tool-Standard, bei dem Anbieter wie OneTrust oder DataGuard weiterhin nur auf Anfrage kalkulieren. Achte beim Vergleich auf die Modulstruktur: Datenschutz-Software, ISMS und Hinweisgebersystem werden getrennt berechnet und summieren sich. Für ein reines DSGVO-Setup eines KMU mit etwa 10 Mitarbeitenden landest du je nach Tier bei rund 125–233 €/Monat für die Software allein. Wer den externen DSB als Komplettpaket dazunimmt, sollte je nach Beratungsbedarf 125–450 €/Monat plus das einmalige Audit einplanen, das ist günstiger als die meisten Anwaltskanzleien für einen vergleichbaren laufenden Service. Die genannten Beträge sind Einstiegspreise (“ab”), die mit Mitarbeiterzahl und Modulen steigen, ein konkretes Angebot bleibt sinnvoll.

Stärken im Detail

Vollständig deutschsprachig und deutsches Recht im Fokus. Im Gegensatz zu international ausgerichteten Plattformen wie OneTrust oder DataGrail ist Proliance konsequent auf deutsches Recht ausgerichtet: Aufsichtsbehörden, deutsche Datenschutzleitlinien, deutsche Behördensprache. Die Eingabemasken zitieren konkrete Artikel der DSGVO und des BDSG, nicht generische Privacy-Frameworks. Für deutsche Mittelständler ist das exakt der richtige Ton.

Geführte Workflows statt offener Formulare. Wer ohne Vorkenntnisse ein Verarbeitungsverzeichnis erstellen will, ist mit einem leeren Excel-Sheet überfordert. Proliance führt durch konkrete Fragen (“Welche Datenkategorien werden verarbeitet?”, “Welche Rechtsgrundlage besteht?”, “Werden Daten an Drittländer übermittelt?”), die Plattform übersetzt das in den juristisch korrekten VVT-Eintrag. Das ist der zentrale Hebel, der Proliance auch für Nicht-Juristen produktiv macht.

Compliance-Score-Dashboard. Ein zentrales Dashboard zeigt den aktuellen Compliance-Stand in Prozent und benennt konkrete Lücken: fehlende AV-Verträge, ausstehende DSFAs, abgelaufene Schulungen. Für Geschäftsführer und IT-Leiter ist das die schnellste Antwort auf die Frage “Wo stehen wir mit Datenschutz?”, und ein gutes Steuerungswerkzeug, weil Verbesserungen sichtbar werden.

Breites Modul-Portfolio: ISMS, NIS2, KI-Compliance, Hinweisgebersystem. Proliance ist längst mehr als eine reine Datenschutz-Plattform: Die ISMS-Software bringt Informationssicherheits-Management nach ISO-27001-Logik, NIS2-Vorbereitung und -Schulung decken die seit Herbst 2024 verschärften Pflichten ab, KI-Compliance-Beratung und KI-Kompetenz-Schulung adressieren die EU-AI-Act-Pflichten, und ein separat buchbares Hinweisgebersystem (ab 60 €/Monat) erfüllt die HinSchG-Anforderungen. Für KMU, die mehrere Compliance-Themen aus einer Hand bedienen wollen, ist das ein klarer Plattform-Effekt.

DSB-as-a-Service als optionaler Komplettservice. Proliance bietet nicht nur die Software, sondern auch zertifizierte externe Datenschutzbeauftragte. Der DSB nutzt die Plattform produktiv mit dem Kunden zusammen, keine Datenübergabe per E-Mail, keine doppelte Dokumentation. Für KMU, die keinen internen DSB stellen wollen, ist das eine integrierte Lösung statt zweier separater Verträge mit Software-Anbieter und Anwaltskanzlei.

Tiefe Verankerung in der deutschen Datenschutz-Community. Proliance ist aktives Mitglied bei Bitkom, BvD (Berufsverband der Datenschutzbeauftragten) und GDD (Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit). Das Team umfasst über 60 Personen, darunter mehr als 20 TÜV- und DEKRA-zertifizierte Datenschutz-, Informationssicherheits- und KI-Compliance-Experten. Das bedeutet: Aktualisierungen bei Behördenleitlinien, EuGH-Urteilen oder DSK-Beschlüssen werden zeitnah in das Tool eingepflegt, Proliance lebt im deutschen Datenschutz-Diskurs, nicht außerhalb.

Schwächen ehrlich betrachtet

DSAR-Automatisierung ist deutlich schwächer als bei US-Plattformen. Wenn ein Betroffener eine Auskunftsanfrage stellt, ist Proliance Workflow- und Dokumentationswerkzeug, die eigentliche Datensuche in CRM, ERP, E-Mail und HR-System erfolgt manuell durch die zuständigen Mitarbeitenden. Bei und gibt es vorgefertigte Konnektoren zu Hunderten von SaaS-Systemen, die die Datensuche teilweise automatisieren. Für Unternehmen mit hohen DSAR-Volumina (E-Commerce, Banken, Versicherungen) ist das eine harte Grenze.

Modulpreise summieren sich schnell. Die öffentliche Preisliste (ein Pluspunkt gegenüber vielen Wettbewerbern) macht zugleich sichtbar, dass die Compliance-Suite aus separat berechneten Bausteinen besteht: Datenschutz-Software, ISMS-Software, ISMS-Beratung, Hinweisgebersystem und EU-Vertreter werden jeweils einzeln bepreist. Wer mehrere Themen integriert abdecken will, landet schnell bei vier- bis fünfstelligen Jahreskosten. Die “ab”-Einstiegspreise steigen mit Mitarbeiterzahl und Modulumfang, ein konkretes Angebot bleibt für eine belastbare Budgetplanung notwendig.

KI-Funktionen sind im Aufbau, nicht ausgereift. “KI-Compliance-Beratung” und “KI-Kompetenz-Schulung” sind seit 2024/25 im Angebot, aber Proliance ist hier strukturell hinter Plattformen wie OneTrust oder spezialisierten KI-Governance-Tools. Die genaue KI-Funktionalität ist in der öffentlichen Kommunikation eher beschrieben als demonstriert, vor Vertragsabschluss sollte konkret nachgefragt werden, welche KI-Funktionen wo greifen.

Für Großkonzerne zu schmal. Wer Hunderte Tochtergesellschaften in vielen Ländern verwalten, multi-jurisdiktionale Datenschutz-Regimes parallel managen oder mit Tausenden von SaaS-Konnektoren arbeiten will, stößt an Grenzen. Proliance ist KMU- und Mittelstands-Werkzeug, nicht Konzern-Plattform.

Hosting-Details nicht vollständig öffentlich dokumentiert. Auf der Website ist ein OVH-Badge sichtbar, OVH ist ein europäischer (französischer) Cloud-Anbieter, was aus DSGVO-Sicht ein Vorteil gegenüber US-Hyperscalern ist. Das genaue Rechenzentrum, die Region und die Liste der Sub-Prozessoren sind in der öffentlichen Kommunikation aber nicht explizit ausgewiesen. Wer ein striktes Datenhaltungs-Profil (etwa deutsches Rechenzentrum, dokumentierte TOMs) braucht, sollte sich AVV, Hosting-Standort und Sub-Prozessor-Liste vor Vertragsabschluss schriftlich bestätigen lassen.

Internationale Compliance ist sekundär. Wer GDPR-UK, CCPA (Kalifornien), LGPD (Brasilien) oder PIPL (China) parallel zur DSGVO managen muss, ist mit Proliance unterversorgt. Das Tool ist auf DSGVO-und-deutsches-Recht spezialisiert, und das ist gleichzeitig Stärke und Limitation.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
DSB-as-a-Service mit ähnlichem Modell suchst
Multi-jurisdiktionale Compliance (USA, EU, Asien) brauchst
DSAR-Automatisierung mit Konnektoren zu vielen SaaS-Systemen brauchst

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: caralegal (deutscher Anbieter mit Fokus auf datenschutzkonforme Vertragsverwaltung), comdatis (DSGVO-Software für Kleinunternehmen), Knowis (deutsche Plattform mit klarer Mittelstands-Positionierung), Privacy1 und Privacy Perfect (europäische Plattformen mit DPO-Fokus), TrustArc (US-Anbieter), WireWheel (US-Privacy-Operations). Proliance besetzt im deutschen Markt eine sehr klare Nische, “deutsche DSGVO-Plattform mit deutschem Hosting für KMU und Mittelstand mit optionalem externem DSB”, und hat dort wenige direkte Konkurrenten in vergleichbarer Tiefe. DataGuard kommt am nächsten, fokussiert sich aber stärker auf das “as-a-Service”-Modell.

So steigst du ein

Schritt 1: Preise auf proliance.ai/preise sichten und Demo anfordern. Die Einstiegspreise sind öffentlich (Datenschutz-Software ab 125 €/Monat, DSB-as-a-Service ab 125 €/Monat, Hinweisgebersystem ab 60 €/Monat), für die genaue Kalkulation entscheidet aber die Mitarbeiterzahl und der Modulumfang. Im Erstgespräch klären: welche Module brauchst du wirklich (reine Datenschutz-Software, oder zusätzlich ISMS, NIS2-Schulung, Hinweisgebersystem), und wie ist der DSB-as-a-Service strukturiert. Lass dir ein konkretes Angebot auf Basis deiner Mitarbeiterzahl geben.

Schritt 2: Mit dem Verarbeitungsverzeichnis (VVT) starten. Das Tool führt durch geführte Eingabemasken, wer das nie strukturiert gemacht hat, braucht etwa zwei bis drei Wochen für eine erste vollständige Erfassung. Plane Workshop-Termine mit den Fachabteilungen ein (HR, Marketing, IT, Vertrieb), jede Abteilung weiß am besten, welche personenbezogenen Daten sie verarbeitet.

Schritt 3: Compliance-Score-Dashboard zur monatlichen Steuerung machen. Lege Verantwortliche pro Maßnahme fest, vereinbare einen Monatsreview (typisch 30 Minuten), priorisiere die größten Lücken zuerst. Der Score ist kein Selbstzweck, aber ein gutes Reporting-Werkzeug Richtung Geschäftsführung.

Schritt 4: Betroffenenanfragen-Modul aktivieren und eine Testanfrage durchspielen. Anders als bei reinen DSAR-Plattformen ist das Modul ein Workflow- und Dokumentationswerkzeug, die eigentliche Datensuche in CRM, ERP oder E-Mail erfolgt manuell. Definiere Ansprechpartner pro Datenquelle und Eskalationspfade. Wer DSAR-Volumen über 10 Anfragen/Monat erwartet, sollte parallel prüfen, ob die Proliance-Workflow-Tiefe ausreicht oder ob eine spezialisiertere DSAR-Lösung ergänzt werden muss.

Ein konkretes Beispiel

Ein deutscher Maschinenbauer mit 80 Mitarbeitenden in einem Industriepark bei Stuttgart hatte vor der Einführung kein strukturiertes Datenschutzmanagement, Auskunftsanfragen wurden ad hoc per E-Mail bearbeitet, das Verarbeitungsverzeichnis war ein Excel-Sheet aus 2019, AV-Verträge in einem Ordner auf dem Geschäftsführer-Rechner. Nach Externen-Audit kam die Empfehlung: strukturiertes Compliance-System aufbauen. Proliance-Rollout in drei Phasen: Phase 1 (Monat 1): VVT-Workshop mit allen Fachabteilungen, geführte Erfassung über Proliance, erste Version steht nach drei Wochen. Phase 2 (Monat 2): AV-Verträge und TOMs-Dokumentation, Compliance-Score springt von 42 % auf 65 %. Phase 3 (Monat 3): DSFA für die zwei kritischsten Verarbeitungen (Personalakte, Kundenstammdaten-Anreicherung), Betroffenenanfragen-Workflow definiert, Compliance-Score erreicht 87 %. Bearbeitungszeit pro Auskunftsanfrage sank von durchschnittlich 4,5 auf 1,5 Stunden, vor allem, weil die Datenfundstellen jetzt strukturiert dokumentiert sind. Jährliche Kosten in diesem Szenario: rund 2.800 € für die Datenschutz-Software (Enterprise-Tier bei 80 Mitarbeitenden, etwa 233 €/Monat) plus DSB-as-a-Service Premium mit rund 450 €/Monat und einmaligem Audit von 2.000 €, zusammen grob 10.000 € im ersten Jahr, deutlich günstiger als ein voller Beratertag pro Monat bei einer auf Datenschutz spezialisierten Anwaltskanzlei. Die konkreten Beträge hängen von Mitarbeiterzahl und Beratungsumfang ab und steigen mit den “ab”-Preisen.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Auf der Website ist ein OVH-Badge sichtbar, OVH ist ein europäischer (französischer) Cloud-Anbieter, Datenverarbeitung damit im EU-Rechtsraum. Das genaue Rechenzentrum und die Region sind öffentlich nicht eindeutig dokumentiert, vor Vertragsabschluss schriftlich bestätigen lassen.
• Anbieter: Proliance GmbH, München. Aktives Mitglied im Bitkom, BvD, GDD.
• DSGVO-Konformität: Plattform und Vertragsbeziehung laufen über die Proliance GmbH in München, deutsches Recht.
• Datennutzung: Eingegebene VVT-, DSFA- und Compliance-Daten werden für die jeweilige Kundenbearbeitung verwendet. Eine vollständige Sub-Prozessor-Liste ist öffentlich nicht ausgewiesen, beim Anbieter anfragen.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Sollte als Standard für alle Kundenverträge erhältlich sein, beim Vertragsabschluss konkret anfordern.
• Externer Datenschutzbeauftragter: Falls als DSB-as-a-Service gebucht, übernimmt der DSB der Proliance auch die Berichts- und Beratungspflichten gegenüber dem deutschen Kunden, inklusive Aufsichtsbehörden-Kommunikation, falls erforderlich.
• Empfehlung für Unternehmen: Für deutsche KMU eine der saubersten Lösungen, Vertragspartner deutsch, Hosting europäisch, Recht deutsch, Behörden-Sprache deutsch. Die nicht vollständig öffentlichen Hosting- und Sub-Prozessor-Details sind der einzige Punkt, der vor Vertragsabschluss aktiv geklärt werden sollte.

Gut kombiniert mit

• , beide Plattformen kombinieren Datenschutz-Software mit externem DSB-Modell. Wer parallel evaluiert, kann die Unterschiede in Plattform-Tiefe und Beratungsansatz testen. Selten in derselben Organisation parallel eingesetzt, aber häufig direkte Konkurrenz im Pitch.
• , für deutsche Tochtergesellschaften eines internationalen Konzerns kann Proliance das DSGVO-Operating-Modell abdecken, während OneTrust auf Konzernebene multi-jurisdiktional steuert. Datenpfade und Verantwortlichkeiten müssen klar abgegrenzt sein.
• Klassische Schulungsplattformen (z. B. hauseigene LMS), Proliance hat Datenschutz- und IT-Security-Schulungs-Module, aber für umfangreiche Mitarbeitenden-Awareness-Programme reicht das nicht. Eine separate Lern-Plattform mit Datenschutz-Modulen ergänzt sinnvoll.

Unser Testurteil

Proliance 360 verdient 4 von 5 Sternen. Für die Kernzielgruppe, deutsche KMU und Mittelstand mit DSGVO-Pflicht und europäischem Datenhosting-Anspruch, ist es eine der pragmatischsten und vollständigsten Lösungen am Markt. Die geführten Workflows, die deutsche Recht-Verankerung, die Compliance-Score-Logik und der optional buchbare externe DSB ergeben ein stimmiges Paket, das sich klar von US-zentrierten Wettbewerbern absetzt. Der Modulausbau (ISMS, NIS2, KI-Compliance, Hinweisgebersystem) zeigt, dass Proliance nicht bei Datenschutz stehen bleibt, sondern Richtung Compliance-Suite wächst, und die inzwischen öffentliche Preisliste ist gegenüber vielen Wettbewerbern ein echter Pluspunkt. Den fünften Stern verliert die Plattform durch die DSAR-Automatisierungs-Schwäche (deutlich schwächer als OneTrust und DataGrail), die nur teilweise öffentlich dokumentierten Hosting- und Sub-Prozessor-Details, und die im Vergleich zu spezialisierten KI-Governance-Tools weniger tief ausgebauten KI-Funktionen. Für deutsche KMU bleibt es eine der klarsten Empfehlungen in einem Markt, in dem viele Wettbewerber entweder international überdimensioniert oder zu schmal aufgestellt sind.

Was wir bemerkt haben

• Juni 2026, Korrektur zur Expertenzahl: Proliance hat über 60 Personen im Team, davon mehr als 20 TÜV/DEKRA-zertifizierte Datenschutz-, Informationssicherheits- und KI-Compliance-Experten. Eine frühere Version dieser Seite gab “60+ zertifizierte Experten” an, das vermischte Gesamtteam und zertifizierten Kern.
• Juni 2026, Proliance veröffentlicht seine Preise inzwischen öffentlich auf der Website (Datenschutz-Software ab 125 €/Monat Business bzw. 233 €/Monat Enterprise, DSB-as-a-Service 125–450 €/Monat plus Einmal-Audit, Hinweisgebersystem ab 60 €/Monat). Das ist ein Bruch mit dem Branchenstandard, viele Compliance-Plattformen kalkulieren weiterhin nur auf Anfrage. Eine frühere Version dieser Seite nannte die Preise fälschlich “nicht öffentlich”.
• Juni 2026, Das Portfolio umfasst neben Datenschutz und ISMS/NIS2 auch ein separat buchbares Hinweisgebersystem (HinSchG) und einen EU-Vertreter-Service nach Art. 27 DSGVO. Proliance positioniert sich klar als integrierte Compliance-Suite, nicht mehr als reines DSGVO-Tool.
• Juni 2026, Hosting-Hinweis: Auf der Website ist ein OVH-Badge sichtbar (europäischer Anbieter, EU-Rechtsraum), das genaue Rechenzentrum und die Sub-Prozessor-Liste sind öffentlich aber nicht eindeutig dokumentiert. Wer ein striktes Datenhaltungs-Profil braucht, sollte AVV und Hosting-Standort vor Vertragsabschluss schriftlich bestätigen lassen.
• Herbst 2024, Mit der verschärften NIS2-Pflicht und dem EU AI Act hat Proliance ISMS-, NIS2- und KI-Compliance-Angebote ausgebaut. Die genaue Tiefe der KI-Funktionalität sollte vor Vertragsabschluss konkret demonstriert werden, da die öffentliche Kommunikation hier eher beschreibend als demonstrativ ist.