NachweisKompass

Kurzfazit

NachweisKompass ist die wohl niedrigschwelligste KI-gestützte Lösung für Gefährdungs­beurteilungen und Unterweisungsnachweise im deutschen Markt: Chat-Interface, kein Fachvokabular, fertiges Word-Dokument nach 5–10 Minuten. Für KMU ohne eigene Sicherheitsfachkraft ist das ein echter Brückenkopf in die Arbeitsschutz-Compliance. Allerdings: Der Anbieter ist ein in Thailand registriertes Einzelunternehmen, die Pricing-Information ist intransparent, und das Tool ersetzt keine fachliche Freigabe. Wer mit klaren Augen ankommt — als Vorlagen­generator, nicht als Compliance-Garantie — bekommt ein nützliches Werkzeug. Wer maximale Rechtssicherheit und etablierte Strukturen erwartet, ist bei Quentic oder secova besser aufgehoben.

Für wen ist NachweisKompass?

Kleinst- und Kleinbetriebe ohne Sifa: Bäckereien, Friseursalons, kleine Handwerksbetriebe, Praxen, Einzelhandel. Wer 5–30 Mitarbeitende beschäftigt, ist nach ArbSchG zur Gefährdungs­beurteilung verpflichtet — hat aber selten eine eigene Sicherheitsfachkraft. NachweisKompass produziert in einer halben Stunde eine erste Vorlage, die dann von der DGUV-Vorschrift-2-Sifa (extern) geprüft wird.

Reinigungs- und Gebäudedienstleister: Klassischer Anwendungs­fall: viele Objekte, ähnliche Tätigkeits­strukturen (Nass­reinigung, Glas­reinigung, Desinfektion), aber jedes Objekt mit eigenen Gefährdungen. Statt für jedes Objekt eine Word-Vorlage neu zu betexten, generiert NachweisKompass eine objektspezifische Version mit den passenden Detailfragen.

Handwerksbetriebe und Dienstleister: Tischler, Elektriker, Maler, Sanitär — wer mit überschaubarem Maschinen- und Stoff­bestand arbeitet, kommt mit NachweisKompass schnell zu einem brauchbaren Dokument. Bei komplexen Maschinen oder vielen Gefahrstoffen stößt das Tool an Grenzen.

Verwaltungen und Büros: Für Büro­arbeitsplätze, kleine Praxen oder Verwaltungen liefert NachweisKompass eine solide Standard-GBU mit den üblichen Themen (Bildschirm­arbeit, Brandschutz, Stolperstellen, Ergonomie). Sehr schnell, sehr generisch.

Weniger geeignet für: Mittelständische Industriebetriebe mit komplexer Maschinen­landschaft (besser Quentic), Branchen mit umfangreichem Gefahrstoff­einsatz (Pflicht: WINGIS oder ChemikalienManagement-Software), Konzerne mit zentralem EHS-System, Unternehmen mit zertifizierten Audit-Anforderungen nach ISO 45001.

Preise im Detail

Plan	Preis	Was du bekommst
Kostenloser Einstieg	0 €	Chat-basierte GBU-Erstellung, erste Dokumente, Word-Export — ohne Kreditkarte
Bezahlte Tarife	Auf Anfrage	Nicht öffentlich kommuniziert, vermutlich gestaffelt nach Mitarbeiter­zahl / Dokument­volumen

Einordnung: Die fehlende Preistransparenz ist der größte handwerkliche Mangel der Plattform. Vergleichbare Anbieter (etwa SafetyCulture iAuditor) kommunizieren Tarif­modelle offen, hier muss man fragen. Das ist nicht ungewöhnlich für früh­phasige B2B-SaaS, schreckt aber konservative deutsche Mittelstands­käufer ab, die budgetieren müssen, bevor sie ins Gespräch gehen. Praktischer Tipp: Beginne mit dem kostenlosen Zugang, erstelle 2–3 echte Dokumente und entscheide dann, ob ein Paid-Tier sich lohnt — vor dem Test ist die Preisfrage ohnehin akademisch.

Stärken im Detail

Chat-Interface senkt die Eintrittshürde radikal. Statt eine 80-seitige Vorlage von der BG durchzuarbeiten, beantwortest du eine Reihe konkreter Fragen in normaler Sprache. Das ist genau die Stelle, an der konventionelle Arbeitsschutz-Software scheitert: Sie verlangt Fachwissen, das die Zielgruppe (Kleinbetrieb-Inhaber:innen) per Definition nicht hat.

Generierte Dokumente sind editierbar. Das Ergebnis kommt als Word-Datei — du kannst es anpassen, mit deinem Briefkopf versehen, an die Eigenheiten deines Betriebs schärfen. Kein proprietäres Format, keine Lock-in-Falle. Wer den Anbieter wechselt oder einstellt, behält die einmal erstellten Dokumente.

Digitale Unterweisung mit Mitarbeiter-Bestätigung. Per E-Mail oder Link bekommt jede:r Mitarbeitende die Unterweisung zugespielt und bestätigt mit einem Klick auf dem Smartphone. Die Bestätigung wird automatisch dokumentiert. Das löst eines der größten organisatorischen Probleme im Arbeitsschutz: den Papier­zettel­stapel, der irgendwann ungesehen im Ordner verschwindet.

Automatische Fristen­erinnerung. Unterweisungen müssen mindestens jährlich wiederholt werden (DGUV Vorschrift 1 § 4). Das vergisst man im Alltag. NachweisKompass meldet sich automatisch, wenn eine Unterweisung fällig wird — und macht damit eine der häufigsten Audit-Findings (versäumte Wiederholung) deutlich unwahrscheinlicher.

Kostenlos starten, ohne Kreditkarte. Für skeptische Erstnutzer ist das die wichtigste Eigenschaft. Du kannst innerhalb von 10 Minuten testen, ob das Tool zu deinem Betrieb passt — ohne Vertrag, ohne Vertriebsgespräch, ohne Risiko.

Schwächen ehrlich betrachtet

Anbieter ist ein Einzelunternehmen aus Thailand. Im Impressum steht “Elisabeth Kraus, Kasa Verdana 404S, 50300 Chiang Mai, Thailand” — kein deutsches GmbH, keine UG, kein dokumentierter Standort in der EU. Das schließt rechtsgültige Nutzung nicht aus (DSGVO gilt auch für Anbieter außerhalb der EU, wenn sie hier Geschäfte machen), wirft aber Fragen zur Geschäfts­kontinuität, zur Haftung im Schadensfall und zu praktischen Auskunfts­rechten auf. Wer kritische Daten verarbeitet, sollte explizit nach AVV und Hosting-Details fragen.

KI-Output ersetzt keine fachliche Prüfung. Die generierten Dokumente sind Vorlagen, keine Rechts­dokumente. Eine Gefährdungs­beurteilung muss nach § 13 ArbSchG vom Arbeitgeber verantwortet werden — und sollte für nicht-triviale Tätigkeiten von einer Sifa nach DGUV Vorschrift 2 fachlich geprüft werden. Wer den Output ungeprüft übernimmt, hat zwar ein Papier, aber im Ernstfall ein Haftungs­problem.

Kein Gefahrstoff-Management. Für Reinigungs­chemikalien, Lacke, Lösungs­mittel braucht es Betriebs­anweisungen nach § 14 GefStoffV mit konkreten Sicherheits­daten­blatt-Bezügen. NachweisKompass deckt das nicht ab — du brauchst zusätzlich WINGIS-Online (BG BAU, kostenlos) oder kommerzielle Gefahrstoff-Kataster wie das von Quentic.

Keine Integration in HR/EHS-Landschaften. Wer Personio, sdworx oder eine Großkonzern-EHS-Plattform nutzt, kann NachweisKompass nicht anbinden — Daten müssen manuell synchronisiert werden. Für Kleinstbetriebe unproblematisch, für wachsende Unternehmen ein Sackgassen-Hinweis.

Intransparente Preise schaffen Misstrauen. Eine kostenlose Stufe lädt zum Test ein — aber ohne Preistransparenz bleibt offen, was die Plattform nach drei Monaten Nutzung tatsächlich kostet. Im Worst Case wechselst du auf ein Bezahl­modell, das du dir nicht leisten kannst oder willst, und musst kurzfristig migrieren.

Geringe Sichtbarkeit, schwer überprüfbare Reife. Anders als Quentic oder secova hat NachweisKompass keine prominenten Referenz­kunden, keine veröffentlichten Audit­berichte, keine externe DSGVO-Zertifizierung. Wer Compliance ernst nimmt, sollte das vor Produktiv­einsatz im Detail klären — und im Zweifel den AVV durch den eigenen Daten­schutz­beauftragten prüfen lassen.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Ein etabliertes EHS-System mit Audit-Funktion brauchst	Quentic
Unterweisungen mit Lernerfolgskontrolle einsetzen willst	secova
Mobile Inspektionen und Checklisten brauchst	SafetyCulture iAuditor

Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite: WEKA (klassische GBU-Vorlagen­sammlung mit jährlichem Update-Service), Haufe Arbeitsschutz Office (Komplett­paket inklusive Recht), die kostenlosen GBU-Vorlagen der BGs (für sehr einfache Tätigkeiten oft ausreichend) sowie die hauseigenen Tools der Berufs­genossen­schaften (etwa BG BAU mit WINGIS). NachweisKompass ist die richtige Wahl, wenn du Geschwindigkeit und Niederschwelligkeit höher gewichtest als institutionelle Reife — und wenn du eine externe Sifa hast, die den Output fachlich prüft.

So steigst du ein

Schritt 1: Auf nachweiskompass.de kostenlos registrieren — keine Kreditkarte nötig. Bereits im ersten Login den Chat-Assistenten öffnen und einen konkreten Arbeitsbereich beschreiben: “Reinigungs­kraft im Büro­gebäude, Nass­reinigung, Einsatz von Allzweck­reiniger und Desinfektions­mittel.”

Schritt 2: Den KI-Fragen folgen. Das System hakt nach: Arbeitet die Person allein? Gibt es rutsch­gefährdete Böden? Welche Schutz­ausrüstung wird eingesetzt? Wird mit Strom­geräten gearbeitet? Nach ca. 5–10 Minuten ist die erste Gefährdungs­beurteilung als Word-Datei fertig — du lädst sie herunter und prüfst sie.

Schritt 3: Dokument mit der zuständigen Sicherheits­fachkraft (intern oder extern nach DGUV Vorschrift 2) prüfen lassen, objektspezifisch anpassen, dann für die Mitarbeitenden zur digitalen Unterweisungs­bestätigung freischalten. Aktiviere die automatische Erinnerungs­funktion für die jährliche Wiederholung — das ist der eigentliche Hebel gegen das schleichende Verfallen der Compliance.

Ein konkretes Beispiel

Ein Reinigungs­betrieb mit 18 Mitarbeitenden und 12 betreuten Objekten in Hannover hat bislang Gefährdungs­beurteilungen aus Verband­svorlagen abgetippt — für jedes Objekt neu, einmal im Jahr. Mit NachweisKompass reduziert sich die Erstell-Zeit je Objekt von 90 auf rund 15 Minuten. Die Unterweisungs­bestätigungen werden per E-Mail an die Mitarbeitenden versendet, die mit einem Klick auf dem Smartphone bestätigen — kein Papierstapel, kein Nachfassen im Büro. Zeitersparnis pro Jahr: rund 15 Stunden. Einschränkung: Für die chemikalienspezifischen Betriebs­anweisungen nach § 14 GefStoffV werden Produktdatenblätter weiterhin über WINGIS-Online (BG BAU) abgerufen — NachweisKompass deckt diesen Bereich nicht ab. Die fertigen GBU-Dokumente lässt der Inhaber zusätzlich von der externen DGUV-Vorschrift-2-Sifa prüfen, bevor er sie ins Betrieb übernimmt.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Anbieter wirbt mit EU-Hosting und SSL-Verschlüsselung. Eine namentliche Nennung des Cloud-Providers ist auf der Website nicht zu finden — bei produktivem Einsatz vor Vertragsschluss explizit erfragen.
• Anbieter-Sitz: Einzelunternehmen Elisabeth Kraus, Chiang Mai, Thailand. Das ist juristisch keine EU-Niederlassung — auch wenn der Service Mitarbeitenden­daten in der EU verarbeitet, fehlt eine deutsche Rechtsordnung als Vertrags­fundament.
• AVV: Auf Anfrage prüfen — als Arbeitgeber bleibst du Verantwortlicher für die Mitarbeiterdaten und brauchst zwingend einen AVV mit dem Anbieter.
• Mitarbeiter-Auskunftsrechte: Bei DSGVO-Auskunfts­ersuchen muss der Anbieter unterstützen — kläre vorab, wie die Schnittstelle für solche Anfragen aussieht.
• Drittland-Transfer: Sobald Daten technisch oder organisatorisch nach Thailand fließen (Support, Account-Verwaltung), gelten die strengen DSGVO-Drittland­regeln (Standard­vertrags­klauseln, ggf. ergänzende Maßnahmen). Diese Frage gehört auf den Tisch.
• Empfehlung für Unternehmen: Vor produktivem Einsatz Datenschutz­beauftragten einbinden. Für Mitarbeiterdaten in regulierten Branchen (Gesundheit, öffentlicher Dienst, Finanzen) lieber auf etablierte EU-Anbieter wie Quentic oder secova ausweichen.

Gut kombiniert mit

• SafetyCulture iAuditor — für mobile Begehungen und Audits am Arbeitsplatz. NachweisKompass erstellt die GBU-Vorlage, iAuditor dokumentiert die regelmäßige Kontrolle der definierten Maßnahmen vor Ort.
• secova — wenn der Unterweisungs­bedarf wächst (mehr Mitarbeitende, komplexere Themen, mehrsprachig), ist secova die professionelle Lösung mit Lernerfolgs­kontrolle und ISO-konformer Dokumentation.
• Quentic — ab einer gewissen Unternehmens­größe (>50 MA, eigene Sifa, ISO 45001 in Vorbereitung) ist NachweisKompass nicht mehr ausreichend. Quentic ist die Plattform, in die man dann migriert.

Unser Testurteil

NachweisKompass verdient 3 von 5 Sternen. Die Idee und Umsetzung der chat-basierten GBU-Erstellung sind genuin gut — kein anderer Anbieter im deutschen Markt senkt die Hürde so radikal. Für die Zielgruppe (Kleinst- und Kleinbetriebe ohne Sifa) ist das ein echter Compliance-Hebel. Den vierten Stern verpasst die Plattform durch drei strukturelle Mängel: erstens die intransparenten Preise, zweitens den Anbieter­standort Thailand (mit allen Folgen für AVV, Geschäfts­kontinuität und Haftungs­fragen), drittens das fehlende Gefahrstoff­modul. Für einen produktiven Einsatz in regulierten Branchen oder Unternehmen mit etablierter Compliance-Funktion bleibt NachweisKompass damit eher ein Werkzeug für den ersten Wurf, nicht für die Compliance-Strategie. Wer das akzeptiert, bekommt einen sehr nützlichen Vorlagen­generator.

Was wir bemerkt haben

• Mai 2026 — Im Impressum ist als Anbieter ein Einzelunternehmen aus Chiang Mai, Thailand registriert, nicht eine deutsche UG oder GmbH. Frühere Recherche­annahmen einer deutschen Rechtsperson sind damit nicht haltbar. Für DSGVO-Compliance und Geschäftskontinuität ist das eine entscheidende Information, die im Marketing nicht explizit kommuniziert wird.
• Mai 2026 — Die Preisseite (/preise) ist nicht erreichbar (404). Bezahltarife werden nur auf Anfrage kommuniziert — für deutsche KMU, die budget­basiert entscheiden, eine Hürde gegenüber Wettbewerbern mit offener Preisliste.
• Mai 2026 — Eine externe DSGVO-Zertifizierung oder ein veröffentlichter Pen-Test sind auf der Anbieter­seite nicht zu finden. Wer das Tool produktiv einsetzen will, sollte konkrete Sicherheits- und Compliance-Belege einholen.