profacto

Kurzfazit

profacto ist ein Branchen-ERP, das sich kompromisslos auf das Tischler- und Schreinerhandwerk, den Ladenbau und den Messebau konzentriert, und genau darin liegt seine Stärke. Wo allgemeine Handwerkersoftware bei der Fertigungstiefe einer Tischlerei mit CNC-Maschinen passen muss, bildet profacto den kompletten Auftragsfluss ab: Kalkulation, Angebot, Auftrag, Fertigungssteuerung, Lager und Rechnung in einem durchgängigen System. Das optionale PPS-Modul bringt echte Kapazitätsplanung nach Mitarbeitenden, Maschinen und Kostenstellen. Hersteller ist die extragroup GmbH aus Münster, die mit interiorcad auch die passende CAD/CAM-Lösung baut, wer beides nutzt, bekommt ein aufeinander abgestimmtes Gespann. Klar einordnen muss man aber: profacto ist klassisches, lokal installiertes ERP ohne KI-Kern, und die Konditionen gibt es nur auf Anfrage.

Für wen ist profacto?

Tischlereien und Schreinereien mit eigener Fertigung: Das ist die Kernzielgruppe. Sobald ein Betrieb über reine Aufmaß-und-Rechnung-Software hinauswächst und Aufträge tatsächlich durch eine Werkstatt mit Maschinen laufen, lohnt sich ein System, das Kalkulation und Fertigung verbindet. Faustregel: ab etwa fünf Mitarbeitenden, mit Werkstatt und mehreren parallelen Aufträgen.

Ladenbau und Messebau: Hier sind Aufträge oft Einzelstücke mit knappen Terminen und vielen Gewerken. profacto deckt diese Projektlogik mit Kalkulation, Materialdisposition und Terminsteuerung ab, branchennäher als ein generisches Handwerker-ERP, das primär auf SHK oder Elektro zugeschnitten ist.

Bestehende interiorcad-Anwender: Wer ohnehin schon mit interiorcad (CAD/CAM auf Vectorworks-Basis) konstruiert, bekommt mit profacto die kaufmännische Klammer vom selben Hersteller. Die Abstimmung zwischen Konstruktion und Auftragsabwicklung ist hier der eigentliche Hebel.

Betriebe mit CNC-Maschinenpark: Wer Maschinenauslastung digital steuern will, statt Freikapazitäten nach Bauchgefühl zu füllen, findet im PPS-Modul die passende Funktion, Planung nach Maschinengruppen, Mitarbeitenden und Kostenstellen.

Weniger geeignet für: Soloselbständige und Kleinstbetriebe ohne eigene Fertigung (hier ist der Einführungsaufwand unverhältnismäßig), Betriebe, die zwingend eine reine Cloud-/Mobile-Lösung wollen, andere Gewerke wie SHK, Elektro oder Bau (dafür gibt es passgenauere Branchensoftware), und alle, die ein KI-gestütztes Tool im engeren Sinn suchen, profacto ist klassisches ERP.

Preise im Detail

Ausbaustufe	Preis	Was du bekommst
Einsteigerpaket	Auf Anfrage	Kaufmännischer Grundstock: Kalkulation, Angebot, Auftrag, Rechnung, Adress- und Artikelverwaltung
profacto (Vollversion)	Auf Anfrage	Kompletter Auftragsfluss inkl. Fertigungssteuerung, Lager/Warenwirtschaft, Zeiterfassung
profacto PPS	Auf Anfrage	Vollversion + Produktionsplanungs- und -steuerungsmodul mit Kapazitätsplanung nach Mitarbeitenden, Maschinen, Kostenstellen

Einordnung: profacto veröffentlicht keine Preise, alle Konditionen laufen über den Vertrieb von extragroup. Das ist im ERP-Mittelstand üblich, macht den Vergleich für Interessenten aber mühsam: Lizenzkosten, Einführung, Schulung und laufende Wartung lassen sich nur im konkreten Angebot beurteilen. Realistisch ist mit einem klassischen Lizenz- plus Wartungsmodell zu rechnen, nicht mit einem niedrigen monatlichen Cloud-Abo. Für die Bewertung heißt das: Hol dir früh ein vollständiges Angebot inklusive Einführungs- und Schulungstagen, sonst vergleichst du nur die halbe Wahrheit. Wer den Funktionsumfang nicht ausschöpft (kleine Betriebe ohne Fertigungstiefe), zahlt für Module, die er nicht braucht, dann sind schlankere Tools wirtschaftlicher.

Stärken im Detail

Echte Branchentiefe statt Allzweck-ERP. profacto ist nicht ein allgemeines Handwerker-ERP, dem man ein Tischler-Modul übergestülpt hat, sondern von Grund auf für die Holz- und Möbelfertigung gebaut. Das zeigt sich in Details: Kalkulationslogik für Möbel und Einbauten, Materialstämme mit Plattenwerkstoffen, Verschnittlogik, Stücklisten. Wer aus einer generischen Lösung kommt, merkt den Unterschied an den Stellen, an denen Standardsoftware sonst Zwischenlösungen braucht.

Durchgängiger Auftragsfluss in einem System. Vom ersten Angebot über die Auftragsbestätigung, die Fertigungssteuerung in der Werkstatt bis zur Schlussrechnung läuft alles in einer Datenbasis. Das spart Doppelerfassung und reduziert Medienbrüche zwischen Büro und Werkstatt, der klassische Schwachpunkt, wenn Kalkulation in Excel, Termine an der Pinnwand und Rechnungen in einer separaten Faktura-Software entstehen.

PPS-Modul für planbare Auslastung. Das optionale Produktionsplanungs- und -steuerungsmodul ist das Herzstück für fertigungsintensive Betriebe. Aufträge werden auf Mitarbeitende, Maschinen und Kostenstellen geplant, Kapazitäten sichtbar gemacht, Engpässe früh erkannt. Das ersetzt das Bauchgefühl bei Terminzusagen durch eine belastbare Auslastungsprognose, vorausgesetzt, die Stammdaten (Arbeitspläne, Kapazitätswerte) sind sauber gepflegt.

Abstimmung mit interiorcad. extragroup baut mit interiorcad eine etablierte CAD/CAM-Lösung für Tischler auf Basis von Vectorworks. profacto ist auf dieses Umfeld abgestimmt, sodass Konstruktion und kaufmännische Abwicklung beim selben Hersteller liegen. Für Betriebe, die ohnehin mit interiorcad konstruieren, ist das ein echter organisatorischer Vorteil, ein Ansprechpartner statt Schnittstellen-Pingpong zwischen zwei Anbietern.

Langjährige Marktpräsenz und Stabilität. Mehr als 25 Jahre am Markt bedeuten eine eingeführte Nutzerbasis, gewachsenes Branchen-Know-how im Support und ein Produkt, das die typischen Tischler-Workflows kennt. Seit der Zugehörigkeit zur OneQrew-Gruppe steht hinter extragroup zudem ein größerer Handwerkersoftware-Verbund, das stützt die langfristige Weiterentwicklung.

Schwächen ehrlich betrachtet

Keine Preistransparenz. profacto nennt keine Preise. Für Betriebe, die mehrere Systeme vergleichen wollen, ist das eine echte Hürde, du musst in jeden Anbieter erst einen Vertriebsprozess investieren, bevor du überhaupt weißt, ob er ins Budget passt. Workaround: Frag im Erstgespräch direkt nach einer groben Preisrange für deine Betriebsgröße, bevor du Zeit in eine vollständige Demo steckst.

On-Premise statt Cloud. profacto ist eine lokal installierte Desktop-Lösung mit Mitglieder-/Server-Login, kein modernes Cloud-ERP. Das hat Vorteile (Datenhoheit im eigenen Haus, keine Abhängigkeit von Internetverfügbarkeit in der Werkstatt), aber auch Nachteile: kein einfacher mobiler Zugriff von der Baustelle, IT-Betrieb und Updates liegen stärker beim Betrieb, und die Bedienoberfläche wirkt weniger zeitgemäß als bei jüngeren Cloud-Wettbewerbern wie HERO Software. Wer Wert auf App-first und Mobilität legt, ist hier nicht optimal aufgehoben.

Einführungsaufwand nicht unterschätzen. Ein vollwertiges ERP mit Fertigungssteuerung und PPS ist kein Tool, das man am Nachmittag aktiviert. Stammdaten, Arbeitspläne, Kalkulationsschemata und Materialstämme müssen aufgebaut oder migriert werden. Realistisch sind mehrere Wochen Einführungsarbeit plus Schulung. Wer ohne saubere Datenbasis startet, bekommt unzuverlässige Kapazitätsbilder, Garbage in, garbage out.

Kein KI-Kern. profacto ist klassisches ERP. Es gibt keine generative KI, keine ML-gestützte Bedarfsprognose, keine automatische Angebotsformulierung. Die PPS-Planung ist regelbasiert, kein selbstlernendes Modell. Wer sich von „KI im Betrieb” automatisierte Kalkulation oder vorausschauende Disposition erhofft, wird das hier nicht finden, das ist solide Standardsoftware, kein KI-Werkzeug.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Ein modernes, cloud-basiertes Handwerker-ERP mit Mobil- und KI-Fokus willst
Eine cloud-basierte Handwerkersoftware mit Baustellen-Doku und EU-Hosting brauchst
Eine schlanke App für Projektorganisation und Dokumentation im Handwerk suchst
Aus Spracheingabe schnell KI-gestützte Angebote erstellen willst

Erwähnenswert ohne (verifizierte) eigene Tool-Seite: TopKontor Handwerk und Streit V.1 (etablierte deutsche Handwerker-ERPs mit breiterer Gewerke-Abdeckung), Borm und SOLE (ebenfalls Branchenlösungen für Tischler/Schreiner mit CAD-Anbindung), spezialisierte ERP-Systeme für Auftrags- und Einzelfertigung (Losgröße 1) mit mitlaufender Kalkulation sowie Tischler-spezifische Module in größeren ERP-Suiten wie SAP Business One. Wichtig zur Einordnung: profacto spielt seine Stärke nur in seiner Nische aus. Für reine Tischler- und Ladenbau-Betriebe mit Fertigungstiefe ist die Branchenpassung schwer zu schlagen, für gemischte Gewerke, cloud-zentrierte Arbeitsweisen oder KI-gestützte Workflows sind die genannten Alternativen oft die bessere Wahl.

So steigst du ein

Schritt 1: Online-Präsentation oder Demo bei extragroup anfragen (über extragroup.de, Ansprechpartner Vertrieb). Bring konkrete Eckdaten mit: typische Auftragsarten, Anzahl Mitarbeitende und Maschinen, was du heute schon digital erfasst, und ob du interiorcad nutzt oder einsetzen willst. Frag im selben Gespräch nach einer groben Preisrange für deine Betriebsgröße.

Schritt 2: Datenmigration und Stammdaten planen. Bestandskunden, Materialstamm, Preislisten, Arbeitspläne, das ist der eigentliche Aufwand. extragroup unterstützt bei der Migration aus Excel oder Altsystemen. Kalkuliere realistisch mehrere Wochen Einführungsarbeit ein und plane Schulungstage fest ins Projekt ein, nicht nebenbei.

Schritt 3: Pilotbetrieb mit echten Aufträgen starten. Das PPS-Modul braucht einige Wochen Echtbetrieb, bis die Kapazitätsplanung verlässliche Auslastungsbilder liefert, die Arbeitspläne und Kapazitätswerte müssen sich erst an der Realität justieren. Beginne mit einem Maschinen- oder Auftragsbereich, statt sofort den ganzen Betrieb umzustellen.

Ein konkretes Beispiel

Eine Tischlerei in Bayern mit acht Mitarbeitenden und drei CNC-Maschinen setzt profacto PPS ein, um Aufträge nach Maschinengruppen zu planen. Früher füllten sich Freikapazitäten auf der Fräse zufällig, heute werden neue Aufträge in der Übersicht sofort auf freie Maschinenzeiten verteilt. Die Meisterin sieht auf einen Blick, welche Woche voll ist und wo noch Kapazität liegt. Für die Lieferzeitschätzung bedeutet das: statt Bauchgefühl eine konkrete Auslastungsprognose als Grundlage für realistische Terminzusagen. Gleichzeitig läuft die Kalkulation der Einbauten im selben System wie die spätere Fertigungssteuerung und Rechnung, die Doppelerfassung zwischen Büro und Werkstatt entfällt. Kein KI-Modell, aber ein belastbarer, durchgängiger Auftragsfluss, der Termintreue und Auslastung messbar verbessert.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: On-Premise, die Daten liegen auf dem Server bzw. den Rechnern im Betrieb, nicht in einer Anbieter-Cloud. Anbieter ist die extragroup GmbH, Pottkamp 19, 48149 Münster (Deutschland), Teil der OneQrew-Gruppe.
• Datenhoheit: Durch die lokale Installation bleibt die Datenhaltung vollständig im eigenen Haus, für DSGVO-Zwecke ein einfacher Ausgangspunkt, weil keine Übermittlung an Drittländer stattfindet.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Bei reiner On-Premise-Nutzung ist in der Regel kein AVV nötig, da keine personenbezogenen Daten an den Hersteller übermittelt werden. Sobald Fernwartung, Support-Zugriff oder Cloud-Komponenten ins Spiel kommen, sollte ein AVV mit extragroup geschlossen werden.
• Verantwortung: IT-Sicherheit, Backups und Zugriffskontrolle liegen beim Betrieb selbst, der Preis der Datenhoheit. Ein sauberes Backup-Konzept ist Pflicht.
• Empfehlung für Betriebe: Im Angebot klären, ob und wie Fernwartung erfolgt, und in diesem Fall einen AVV anfordern. Für die reine Eigeninstallation ist der Datenschutz unkritisch, die Pflichten verlagern sich auf den internen IT-Betrieb.

Gut kombiniert mit

• interiorcad (extragroup), die CAD/CAM-Konstruktion auf Vectorworks-Basis vom selben Hersteller. Konstruktion und kaufmännische Abwicklung kommen aus einer Hand; profacto übernimmt Kalkulation, Auftrag und Fertigungssteuerung zur in interiorcad geplanten Möbel- und Einbaukonstruktion.
• DATEV, für die Buchhaltung. Branchen-ERPs wie profacto exportieren Belege typischerweise an den Steuerberater bzw. das DATEV-System, statt eine vollständige Finanzbuchhaltung selbst abzubilden. So bleibt die Steuerberatung im gewohnten Workflow.
• CNC-Maschinensteuerung, die in profacto/PPS geplanten Fertigungsaufträge bilden die Brücke zwischen Auftragssteuerung und Maschinenpark. In Kombination mit der CAM-Ausleitung aus interiorcad entsteht eine durchgängige Kette von der Konstruktion bis zur Maschine.

Unser Testurteil

profacto verdient 4 von 5 Sternen. Für seine Zielgruppe, fertigungsintensive Tischlereien, Schreinereien, Ladenbau und Messebau, besonders im interiorcad-Umfeld, ist es eine ausgereifte, branchentief integrierte Lösung mit einem durchdachten PPS-Modul und über 25 Jahren Reife. Den fünften Stern kosten vor allem drei Punkte: die fehlende Preistransparenz, die das Vergleichen erschwert; die On-Premise-Desktop-Architektur, die gegenüber modernen Cloud-ERPs altbacken wirkt und Mobilität einschränkt; und der nicht zu unterschätzende Einführungsaufwand. Wichtig für die Einordnung auf dieser Plattform: profacto ist kein KI-Tool, es ist solides, klassisches Branchen-ERP. Wer genau diese Nische bedient und Wert auf Branchenpassung statt auf KI-Features legt, bekommt hier ein verlässliches Werkzeug.

Was wir bemerkt haben

• Juni 2026, Die extragroup GmbH gehört inzwischen zur OneQrew-Gruppe, einem Verbund von Software-Herstellern für das Handwerk. Das ist auf der extragroup-Website bestätigt („Wir sind Teil der OneQrew”). Die Konzernzugehörigkeit stützt die langfristige Weiterentwicklung von profacto und interiorcad, könnte aber mittelfristig auch Produktstrategie und Preismodelle der Gruppe angleichen, ein Punkt, den Bestandskunden im Blick behalten sollten.
• Juni 2026, profacto bleibt eine On-Premise-Lösung mit Mitglieder-Login und veröffentlicht keine Preise, der profacto-Bereich der extragroup-Website ist ein reines Mitglieder-Login-Portal, Softwarepreise nennt extragroup nur „zzgl. 19% MwSt.” ohne konkrete Beträge. Beides ist seit Jahren unverändert: Wer Konditionen oder Cloud-Optionen sucht, kommt am direkten Vertriebskontakt nicht vorbei.
• Hinweis zur Einordnung, profacto ist klassisches ERP ohne KI-Kern. Es taucht auf dieser Plattform als etablierte Branchensoftware auf, nicht als KI-Werkzeug. Wer KI-gestützte Kalkulation oder vorausschauende Disposition sucht, sollte das nicht von profacto erwarten, die PPS-Planung ist regelbasiert, nicht selbstlernend.