ToolSense

Kurzfazit

ToolSense ist eine solide DACH-Plattform für Asset- und Facility-Operations, wenn du mehrere Maschinen, Fahrzeuge oder Anlagen zentral überwachen und warten willst. Die größte Stärke: Geräte lassen sich per Cloud-Anbindung der Hersteller oder mit eigener IoT-Hardware anbinden, gehostet wird in der EU. ToolSense ist eine modulare Hub-Plattform, die neben Anlagen auch Fahrzeugflotten und Multi-Brand-Roboter abdeckt. Mehr Sterne kosten ToolSense vor allem die fehlende Preistransparenz und die noch laufende ISO-27001-Zertifizierung: ein reifes Produkt mit einigen offenen Compliance-Hausaufgaben.

Für wen ist ToolSense?

Fertigung & Produktion: Betriebe mit mehreren Produktionsmaschinen, die bisher kein CMMS haben und Wartung in Ordnern oder Excel pflegen. ToolSense digitalisiert die Anlagenhistorie per QR-Code und macht Laufzeiten und Störungen erstmals vergleichbar.

Facility-Management-Dienstleister: Wer über mehrere Standorte hinweg einen gemischten Anlagenpark betreut (Maschinen, Fahrzeuge, Reinigungsroboter), profitiert von der Multi-Site- und Multi-Hub-Logik. Der ClientHub liefert zudem ein gebrandetes Kundenportal.

Instandhaltungsteams im Umstieg: Teams, die von Papierprotokollen auf digitale Erfassung wechseln. Die niedrige technische Einstiegshürde (QR-Scan ohne App und ohne Login) hilft, auch weniger IT-affine Techniker mitzunehmen.

OEMs & Maschinenhändler: Über ServiceHub und den White-Label-fähigen ConnectHub können Hersteller ihre verkauften Maschinen vernetzt anbieten und Servicegeschäft daran knüpfen.

Retrofit-Projekte: Betriebe mit älteren Maschinen ohne eigene Telemetrie, die per nachgerüstetem IoT-Tracker überwachbar werden sollen.

Weniger geeignet für: Kleinstbetriebe mit unter 20 bis 30 Assets (eine Tabelle reicht), Teams, die nur ein schlankes, günstiges CMMS ohne IoT-Ballast suchen (Limble CMMS oder UpKeep sind dann näher dran), und alle, die für die Budgetfreigabe transparente Listenpreise brauchen.

Preise im Detail

ToolSense verzichtet bewusst auf feste Tarife und nutzt einen modularen Preisrechner. Du stellst dein Paket aus den Hubs zusammen und konfigurierst je Hub die Anzahl der Assets und optionale IoT-Tracker.

Baustein	Logik	Was hineinspielt
Hub-Auswahl	Modular	MaintainHub, RoboHub, CarHub für FM-Teams; ConnectHub, ClientHub, ServiceHub für Hersteller und Händler; auf der Roadmap FM Machine Data Base und AI Support Manager
Konfiguration je Hub	Mengenbasiert	Anzahl Assets, optionale IoT-Tracker
Zusatzfunktionen	Optional	Ersatzteilverwaltung, Objektkosten, Reservierungen, SSO, individuelles Branding, individuelle Integrationen
Subscription	monatlich/jährlich	abhängig von Laufzeit, Region, Konfiguration
Hardware	einmalig	Sensoren, Tracker, Retrofit-Komponenten

Einordnung: Der Preisrechner ist ehrlicher als ein reines “Preise auf Anfrage”, liefert aber dennoch keinen öffentlichen Listenpreis. Endkonditionen hängen laut Anbieter von Commitment, Region und Konfiguration ab, das Angebot enthält Mengen- und Bündelrabatte. RoboHub ist laut Preisrechner kostenlos zur Plattform enthalten. Für eine schnelle Budgetfreigabe ist das umständlich: Du musst die Konfiguration durchspielen und ein Angebot einholen, bevor du eine belastbare Zahl hast. Realistisch ist ToolSense ein Mittelstands- und Enterprise-Werkzeug; für Kleinstbetriebe rechnet sich die Investition selten. Plane die einmaligen Hardwarekosten für Sensorik separat ein, sie sind je nach Retrofit-Umfang ein eigener Posten neben der Subscription.

Stärken im Detail

IoT ohne eigenes Datenprojekt. ToolSense bindet Maschinen entweder über eigene IoT-Hardware oder Cloud zu Cloud über mehr als 30 Herstellersysteme an. Nach Angaben des Anbieters verarbeitet die Plattform täglich rund 250.000 IoT-Nachrichten und führt sie in ein gemeinsames Dashboard. Das spart dir eine eigene Telemetrie-Pipeline, bei Predictive-Maintenance-Projekten oft der größte Schmerzpunkt.

QR-Code-Historie am Gerät. Jede Anlage bekommt ein QR-Label. Ein Techniker scannt es und sieht sofort Verlauf, Dokumentation und Arbeitsaufträge. Das ersetzt den Ordner an der Maschine und macht Wissen, das bisher in Köpfen oder Papier steckte, abrufbar, auch für neue Mitarbeitende.

KI-gestützte Analysen. Die Plattform bündelt Live-Daten von über 100.000 vernetzten Geräten (die Sicherheitsseite nennt dagegen 18k tägliche IoT-Geräte). Heute live sind KI-gestützte Analysen, die Laufzeit-, Kosten- und Störungsdaten in Auslastungs- und Lebenszyklus-Erkenntnisse übersetzen, sowie die Übersetzung von Roboter-Fehlercodes in verständliche Sprache. KI Flotten-Assistent und KI Support Manager führt der Anbieter unter “In Kürze”. Eine Anomalieerkennung nennt der Anbieter auf den geprüften Seiten nicht. Die KI stützt sich auf Laufzeit, Störungen, Standort, Servicehistorie und Maschinendokumente, ohne angebundene Daten bleibt sie dünn.

Modulare Hub-Architektur. Statt einer monolithischen Suite zahlst du nur die Hubs, die du brauchst: MaintainHub für Maschinen, CarHub für Fahrzeuge; RoboHub für Reinigungsroboter ist laut Preisrechner kostenlos zur Plattform enthalten. Das macht die Plattform für unterschiedliche Betriebsgrößen anpassbar und vermeidet Feature-Ballast, den du nie nutzt.

EU-Hosting und Anbieter aus Wien. ToolSense läuft auf Google Cloud in der Region europe-west (Belgien/Frankfurt), ist DSGVO-konform und stellt einen AVV nach Art. 28 bereit. Der Anbieter hat seinen Sitz in Wien und seine Website auf Deutsch, dein Vertragspartner sitzt also in der EU.

Schwächen ehrlich betrachtet

Keine Preistransparenz. Trotz Preisrechner gibt es keinen veröffentlichten Listenpreis. Wer Tools vergleicht oder ein Budget freigeben muss, braucht zwingend ein Angebot. Das verlangsamt Beschaffungsprozesse und macht ToolSense in einer ersten Marktsichtung schwer einzuordnen. Workaround: Den Preisrechner mit realistischer Asset-Zahl durchspielen und früh ein schriftliches Angebot anfordern.

Compliance-Hausaufgaben offen. ISO 27001 ist erst in Zertifizierung (Ziel 2026), SOC 2 Type II steht noch auf der Roadmap. Die technischen Maßnahmen (TLS 1.2+, AES-256, Mandantentrennung, 2FA-Pflicht für Admins) sind ordentlich, aber für Einkäufer mit harter Zertifikatspflicht fehlt aktuell das ISO-Siegel. Wer Zertifikate als K.-o.-Kriterium führt, sollte den aktuellen Status vor Vertragsschluss schriftlich bestätigen lassen.

KI ist teils noch Roadmap und braucht Daten. KI Flotten-Assistent und KI Support Manager sind laut Anbieter erst “In Kürze” verfügbar. Ohne angebundene Sensorik und Messwerte bleibt ToolSense ein digitales Wartungsbuch mit Erinnerungsfunktion. Der KI-Mehrwert entsteht erst nach der Retrofit-Investition, das sollte in der Erwartungshaltung klar sein.

Breite statt Tiefe. ToolSense ist eine breite FM-Plattform mit sechs Hubs, dazu stehen FM Machine Data Base und AI Support Manager noch auf der Roadmap. Der Anbieter gliedert seine Lösungen nach FM-Unternehmen, Herstellern und Händlern sowie Bauunternehmen, die Fertigung nennt er nicht als eigene Zielgruppe; kläre in der Demo, ob dein Betrieb passt. Wer nur ein schlankes, sofort vollständiges CMMS sucht, bekommt hier eine Plattform mit Roadmap-Anteil. Für reine Wartungstabellen-Nutzer ist das überdimensioniert.

Lohnt sich erst ab Mindestgröße. Unter etwa 20 bis 30 Assets steht der Aufwand für Einrichtung, Sensorik und Lizenz in keinem Verhältnis zum Nutzen. Für Kleinstbetriebe ist eine strukturierte Tabelle oder ein günstiges CMMS die ehrlichere Empfehlung.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Ein schlankes, schnell startbares CMMS mit transparenter Preislogik willst	Limble CMMS
Eine mobil-first Wartungs-App für Techniker brauchst	UpKeep
Ein etabliertes Enterprise-CMMS mit tiefer Asset-Verwaltung suchst	Fiix CMMS
Schwerpunkt auf Fahrzeug- und Flottentelematik legst	Samsara oder Webfleet

ToolSense positioniert sich zwischen klassischem CMMS und IoT-Plattform. Wer den DACH-Bezug, das EU-Hosting und die IoT-Anbindung priorisiert, findet hier ein stimmiges Paket. Geht es dir dagegen primär um Preistransparenz und schnellen Selbst-Start, sind schlankere CMMS-Anbieter näher dran. Erwähnenswert ohne eigene Tool-Seite sind zudem MaintainX (mobil-first, US-Fokus) und IBM Maximo (Enterprise-Schwergewicht mit hohem Implementierungsaufwand).

So steigst du ein

Schritt 1: Kontaktiere ToolSense über toolsense.io für eine Demo und ein individuelles Angebot, und spiele parallel den Preisrechner mit realistischer Asset-Zahl durch. Die Demo zeigt den IoT-Anbindungs-Workflow anhand einer konkreten Maschine und gibt dir ein Gefühl für die Hub-Auswahl.

Schritt 2: Starte mit deinen 3 bis 5 kritischsten Anlagen (höchste Ausfallkosten oder häufigste Störungen). Für jede Anlage werden QR-Code-Label, Anlagenstammblatt und Wartungsintervalle erfasst. Techniker scannen ab sofort Meldungen direkt am Gerät, das schafft schnell sichtbaren Nutzen.

Schritt 3: Für Maschinen mit analoger Steuerung: Retrofit mit einem IoT-Tracker von ToolSense: Er erfasst laut Preisrechner Standort, Laufzeit und Motordaten, die batteriebetriebene Variante leitet die Laufzeit aus Vibration ab. Erst mit genügend Messwerten werden Muster sichtbar, die Wartung nach Nutzung oder Zustand sinnvoll machen. Plane die Hardware- und Datensammelphase als eigene Projektstufe ein.

Ein konkretes Beispiel

Ein fiktives Beispiel: Eine mittelständische Bogenoffsetdruckerei aus dem Raum Stuttgart (8 Maschinen, 45 Mitarbeitende) führt ToolSense ein, weil Wartungseinträge bisher in einem Ordner je Maschine handschriftlich dokumentiert wurden, und niemand wusste, wann welches Gummituch zuletzt gewechselt worden war. Nach vier Wochen sind alle Maschinen mit QR-Labels versehen und alle Einträge der letzten 18 Monate nachdigitalisiert. Durch die automatische Laufzeiterfassung sieht die Instandhaltungsleiterin erstmals, dass eine Maschine mit Baujahr 2009 dreimal häufiger Störungen generiert als der Rest des Parks, und plant die Revision gezielt vor der Hochsaison statt reaktiv mitten im Auftragsstapel. Geschätzte Ersparnis: ein vermiedener ungeplanter Stillstand pro Quartal, plus die Zeit, die das Suchen in Ordnern vorher gekostet hat.

DSGVO & Datenschutz

• Anbieter: ToolSense GmbH, Firmensitz 1070 Wien, Österreich.
• Hosting: Google Cloud Platform, Region europe-west (Belgien/Frankfurt), Kubernetes-basiert (GKE). Datenhaltung damit innerhalb der EU.
• DSGVO & AVV: Anbieter wirbt mit voller DSGVO-Konformität und stellt einen Standard-AVV nach Art. 28 DSGVO bereit. Die Datenresidenz liegt standardmäßig in der EU, andere Regionen sind auf Anfrage möglich.
• Subprozessoren: Der Anbieter veröffentlicht eine Liste, genannt werden AWS, Google Cloud, Google Maps, HubSpot, Jotform und Userflow. Prüfe in der Liste, welche davon Daten außerhalb der EU verarbeiten.
• Verschlüsselung: TLS 1.2+ im Transit, AES-256 at rest, Backups verschlüsselt mit konfigurierbarer 30-Tage-Aufbewahrung, mandantengetrennte Datenisolation.
• Zertifizierungen: ISO 27001 in Zertifizierung mit Ziel 2026, SOC 2 Type II auf der Roadmap (2026/2027). Aktuell also noch kein abgeschlossenes ISO-Zertifikat.
• Zugriffssicherheit: SSO (SAML 2.0, OpenID Connect), 2FA-Pflicht für Admins, rollenbasierte Rechte, Audit-Logs jeder administrativen und datenändernden Aktion.
• Empfehlung für Unternehmen: AVV vor Produktivnutzung abschließen und den aktuellen Zertifizierungsstand (ISO 27001) schriftlich bestätigen lassen, wenn Zertifikate ein Beschaffungskriterium sind.

Gut kombiniert mit

• Samsara, wenn neben Maschinen auch eine größere Fahrzeugflotte mit eigener Telematik im Spiel ist: ToolSense deckt Anlagen und Wartung ab, Samsara liefert tiefere Flotten- und Fahrerdaten.
• Fiix CMMS, falls ein bereits etabliertes Enterprise-CMMS im Konzern existiert: ToolSense könnte als IoT- und Sensor-Frontend dienen, während die zentrale Asset-Verwaltung im Bestandssystem bleibt; ob und wie das geht, klärst du mit dem Anbieter.
• Ein BI-Werkzeug (z. B. Power BI oder Looker), um die ToolSense-Daten in unternehmensweite Reports einzubinden: Laut Preisrechner gehört die vollständige REST/GraphQL-API zur Zusatzoption “Individuelle Integrationen”, Webhooks und CSV zählen zu den immer enthaltenen Standard-Integrationen. Das BI-Tool aggregiert die Daten für das Management-Reporting.

Unser Fazit

ToolSense verdient 3 von 5 Sternen. Es ist ein reifes, ernstzunehmendes DACH-Produkt für Asset- und Facility-Operations mit echtem IoT-Schwerpunkt und EU-Hosting, das hebt es positiv von vielen US-CMMS ab. Die modulare Hub-Architektur ist durchdacht und passt sich an unterschiedliche Betriebsgrößen an. Die fehlenden Sterne kosten vor allem die mangelnde Preistransparenz (kein öffentlicher Listenpreis), die noch laufende ISO-27001-Zertifizierung und die Tatsache, dass der KI-Mehrwert erst nach Sensorik-Investition greift und Teile der KI noch Roadmap sind. Für mittelständische Fertigungs- und FM-Betriebe, die einen DACH-Anbieter mit IoT-Anbindung suchen, ist ToolSense eine gute Wahl, sobald Preis und Compliance-Status verhandelt sind.

Was wir bemerkt haben

• Oktober 2026, ToolSense nennt sich “FM Asset Operations Plattform” mit modularer Hub-Architektur (MaintainHub, RoboHub, CarHub, ServiceHub, ClientHub, ConnectHub). Der Hub für Wartung und Anlagen heißt auf der Website jetzt MaintainHub, diese Seite führte ihn zuvor als AssetHub. Quality-, Task-, Safety- und BuildingHub nennt der Anbieter nicht mehr, auf der Roadmap stehen jetzt FM Machine Data Base und AI Support Manager. Die Kennzahlen: 250+ Kunden, 30+ Länder.
• Juni 2026, Der frühere “Preise auf Anfrage”-Ansatz wurde durch einen modularen Preisrechner ersetzt. Das ist transparenter, liefert aber weiterhin keinen öffentlichen Listenpreis, ein Angebot bleibt für eine belastbare Zahl nötig.
• Juni 2026, Bei der Compliance läuft die ISO-27001-Zertifizierung noch (Ziel 2026), SOC 2 Type II steht auf der Roadmap. Die technischen Schutzmaßnahmen (GCP europe-west, AES-256, 99,96 % gemessene Verfügbarkeit) sind solide, das formale ISO-Siegel fehlt aber noch.