EinfachGast

Kurzfazit

EinfachGast ist die überzeugendste deutsche Alternative für Unternehmen, die Besuchermanagement datenschutzkonform und compliance-ready einführen wollen. Das Produkt erfüllt, was viele Wettbewerber aus den USA strukturell nicht leisten können: Datenhaltung ausschließlich in Deutschland, nachgewiesene ISO 27001- und TISAX-Konformität, und das zu einem klar kalkulierbaren Festpreis ohne versteckte Kosten. Der Setup ist tatsächlich so schnell wie versprochen — unter einer Stunde bis zum ersten produktiven Check-in. Einschränkungen: Hardware-Integrationen für automatische Türöffnung oder biometrische Systeme sind kein Out-of-the-box-Feature, und international tätige Konzerne, die einen globalen Standard durchsetzen wollen, stoßen auf die Grenzen eines DACH-zentrierten Anbieters.

Für wen ist EinfachGast?

Unternehmen mit TISAX-Auditpflicht: Automobilzulieferer, Tier-1-Hersteller und deren Dienstleister brauchen lückenlose Besucherdokumentation als Teil des TISAX-Nachweises. EinfachGast ist speziell auf diese Anforderung hin zertifiziert — das spart erhebliche Eigenarbeit beim Audit-Nachweis. Kein anderer Anbieter im Niedrigpreissegment bietet diesen Nachweis so direkt.

ISO 27001-zertifizierte Unternehmen: Die lückenlose, revisionssichere Besucherdokumentation ist ein Kontrollpunkt in ISO 27001-Audits. EinfachGast erfüllt diese Anforderung per Design: Jeder Check-in wird mit Zeitstempel, Gastgeber, Besuchertyp und (falls gefordert) NDA-Signatur protokolliert und ist jederzeit abrufbar.

Mittelständische Empfangsteams ohne IT-Projekt: Die Zielgruppe ist explizit das Team, das vom Papierregister zum digitalen Check-in wechseln will, ohne eine monatelange IT-Implementierung zu starten. Das funktioniert: 14-Tage-Test ohne Kreditkarte, Setup ohne Softwareinstallation auf Servern, erster produktiver Betrieb nach ca. 2–3 Stunden Konfigurationszeit.

Mehrstansort-Unternehmen mit klaren Kostenerwartungen: 39 EUR/Standort/Monat, unbegrenzte Besucher und Nutzer — das ist eine der transparentesten Preisstrukturen im Markt. Keine versteckten Gerätegrenzen, keine Nutzer-Tier-Abrechnung. Für Unternehmen mit drei bis zehn Standorten ergibt sich ein klarer Jahresbetrag, der budgetierbar ist.

Weniger geeignet für: Internationale Konzerne, die einen globalen Standard durchsetzen wollen, finden in EinfachGast keine Lösungen außerhalb des DACH-Markts. Unternehmen mit anspruchsvoller Hardware-Integration (Drehtüren, Schleusensysteme, Hochsicherheitszonen) brauchen einen spezialisierten Anbieter oder einen Systemintegrator. Für sehr kleine Teams mit unter 20 Besuchern pro Monat gibt es kostenlose Alternativen.

Preise im Detail

Plan	Preis	Was du bekommst
Testzugang	Kostenlos (14 Tage)	Voller Funktionsumfang, kein Kreditkarte, endet automatisch
Standard	39 €/Standort/Monat (Jahresabrechnung, zzgl. MwSt.)	Unbegrenzte Besucher, Nutzer und Geräte; QR-Code-Check-in, NDA-Signing, Host-Benachrichtigung, Microsoft-Teams-Integration, revisionssicheres Protokoll
Enterprise	Auf Anfrage	Zusätzliche Integrationen, dediziertes Onboarding, SLA-Vereinbarungen, individuelle Vertragsgestaltung

Einordnung: 39 EUR/Standort/Monat ist im deutschen Markt konkurrenzlos günstig für ein TISAX-konformes System mit unbegrenzten Besuchern. Zum Vergleich: US-Anbieter wie Envoy berechnen 109 USD/Monat (ca. 100 EUR) ohne TISAX-Zertifizierung und mit US-Datenhosting. EinfachGast macht die Compliance-Anforderung zur Standardleistung, nicht zum teuren Add-on. Monatliche Abrechnung ist möglich, aber günstiger ist die Jahreszahlung. Die 14-tägige Testphase mit vollem Funktionsumfang und ohne Kreditkartenpflicht ist ein echter Vorteil — du kannst das System ohne Risiko vollständig testen.

Stärken im Detail

Datenhaltung in Deutschland ist keine Marketingaussage, sondern vertraglich fixiert. EinfachGast betreibt die Infrastruktur auf der Google Cloud Platform in Deutschland (Region europe-west3, Frankfurt). Das bedeutet: Alle Besucherdaten — Name, Firma, E-Mail, NDA-Signatur, Aufenthaltszeitraum — verlassen Deutschland nicht. Für Unternehmen, die unter Datenschutz-Folgenabschätzungspflicht stehen oder intern Datenhaltung in Deutschland voraussetzen, ist das eine substanzielle Vereinfachung gegenüber US-Anbietern, die EVA/SCC-Konstrukte erfordern.

ISO 27001 und TISAX ohne Nacharbeit. Die Konformität wird nicht erst durch Zusatzkonfiguration hergestellt, sondern ist Basisleistung. Für Audits kann EinfachGast entsprechende Bescheinigungen und Auditberichte bereitstellen. Das spart dem Compliance-Beauftragten erhebliche Arbeitszeit — kein selbst erstelltes Datenschutzkonzept, keine eigenständige Bewertung der US-Datenübertragung, keine TISAX-Eigenprüfung für das Besuchersystem.

Schneller Setup durch bewusstes Einfachhalten. Das System ist auf genau eine Funktion optimiert: digitales Besuchermanagement. Es gibt keine überladene Konfigurationsoberfläche, keinen stundenlangen Onboarding-Prozess und keine IT-Infrastrukturvoraussetzungen. Ein Browser, ein Tablet am Empfang und eine E-Mail-Adresse — mehr braucht es nicht. Dieser Verzicht auf Komplexität ist eine bewusste Designentscheidung, die für das primäre Einsatzgebiet (KMU-Empfang) richtig ist.

Voranmeldung mit automatischem QR-Code. Gastgeber laden Besucher per E-Mail ein — der Besucher erhält automatisch einen personalisierten QR-Code. Am Tablet scannt er den Code, das System identifiziert ihn, gegebenenfalls unterzeichnet er digital ein NDA, der Gastgeber bekommt eine Benachrichtigung. Check-in-Zeit: unter 60 Sekunden, kein Tippen erforderlich. Bei der NDA-Unterzeichnung wird die Signatur mit Zeitstempel, Dokumentenversion und IP-Adresse protokolliert.

Klares, faires Preismodell. Ein Preis, alle Funktionen, unbegrenzte Besucher und Nutzer. Keine Gerätebegrenzung, keine Nutzer-Tier-Abrechnung, keine kostenpflichtige API. Das macht Budgetplanung für Mehrstansort-Unternehmen deutlich einfacher als bei Konkurrenten, die pro Kiosk, pro Nutzer oder pro Besuch abrechnen.

Schwächen ehrlich betrachtet

Hardware-Integration ist Eigenleistung. Wer automatische Türöffnung, Drehsperren oder Hochsicherheitsschleusen anschließen will, bekommt von EinfachGast keine fertigen Konnektoren. Das System kann über API angebunden werden, aber das erfordert einen Systemintegrator und Projektierungsaufwand. US-Anbieter wie Envoy haben fertige Integrationen mit marktführenden Zugangskontrollsystemen (Kisi, HID, Lenel) — EinfachGast nicht.

Keine Gesichtserkennung. Für Hochsicherheitsanlagen oder Bereiche mit biometrischem Zugang ist EinfachGast kein vollständiger Ersatz. Das QR-Code-Modell setzt voraus, dass der Empfangsmitarbeiter bei Unstimmigkeiten selbst prüft — die technische Identitätsverifikation endet am Bildschirm.

CAFM-Anbindung ist API-Projekt, kein Button. Wer Besucherdaten in ein CAFM-System (Facility Management) integrieren will, braucht eine API-Anbindung — kein out-of-the-box Connector. Für IT-affine Teams kein Problem, für Unternehmen ohne Entwicklerressourcen aber ein realer Mehraufwand.

Internationale Skalierbarkeit begrenzt. EinfachGast ist auf den DACH-Markt ausgerichtet. Für Unternehmen mit Standorten außerhalb Deutschlands, der Schweiz und Österreichs — insbesondere in den USA, Asien oder Lateinamerika — ist EinfachGast kein globaler Standard. Dort fehlt die lokale Präsenz, mögliche Sprachanpassungen und lokale Compliance-Nachweise.

Kein kostenloses Dauertiermodell. Nach der 14-tägigen Testphase endet der Zugang — es gibt kein dauerhaftes Freemium-Angebot. Für Unternehmen mit weniger als zehn Besuchern pro Monat oder für Schulen ohne Budget ist das ein Hindernis. Kostenlose Alternativen existieren (Envoy Basic bis 100 Einträge/Monat), bieten aber keine TISAX-Konformität.

Alternativen im Vergleich

Wenn du…	…nimm stattdessen
Globalen Standard für internationale Standorte brauchst	Envoy Visitors
Event-Akkreditierung (Messen, Konferenzen) statt Büroempfang brauchst	Egocentric Systems

Weitere Alternativen ohne eigene Tool-Seite: Proxyclick (belgisch, DSGVO-bewusst, teurer), SwipedOn (Neuseeland-basiert, günstig), Lobbytrack (US-basiert, breite Funktionen), Condeco (Enterprise, Raumplanung integriert). EinfachGast ist die klare erste Wahl für den deutschen Mittelstand mit Compliance-Anforderungen — günstiger, komplianter und schneller einzuführen als jede US-Alternative in dieser Anforderungskonstellation.

So steigst du ein

Schritt 1: Registriere dich auf einfachgast.de — keine Zahlungsdaten erforderlich, 14-Tage-Test startet sofort. Richte deinen ersten Standort ein: Firmenlogo, Empfangstexte und Besuchertypen (Lieferant, Gast, Techniker) lassen sich in unter einer Stunde konfigurieren.

Schritt 2: Definiere, welche Felder Besucher beim Check-in ausfüllen sollen (Name, Firma, Gastgeber, Zweck) und ob ein NDA oder eine Datenschutzerklärung digital unterzeichnet werden soll. NDA-Texte kannst du als PDF hochladen — die Signatur wird automatisch protokolliert und ist revisionssicher gespeichert.

Schritt 3: Installiere die EinfachGast-App auf einem Tablet am Empfang (iOS oder Android) und starte den Pilotbetrieb. Besuchervoranmeldungen per E-Mail erzeugen automatisch einen QR-Code, den der Gast direkt am Tablet scannt. Für TISAX- oder ISO 27001-Audits: Die revisionssichere Protokollierung ist von Anfang an aktiv — kein zusätzlicher Konfigurationsschritt nötig.

Ein konkretes Beispiel

Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen mit 200 Mitarbeitenden und zwei Standorten in Baden-Württemberg führt EinfachGast ein. Vorher: Besucher trugen sich in einem Papierregister ein, NDA-Formulare wurden ausgedruckt und manuell abgeheftet, der Sicherheitsaudit hatte einen Mangelbefund zur lückenlosen Besucherdokumentation. Nach dem Setup (ca. 3 Stunden für beide Standorte): Alle Besucher erhalten einen Tag vor dem Besuch einen QR-Code, der Check-in am Tablet dauert unter 60 Sekunden inklusive NDA-Unterzeichnung, der Gastgeber bekommt eine Push-Benachrichtigung. Beim nächsten TISAX-Audit legt der Compliance-Beauftragte den EinfachGast-Nachweis vor — keine eigenständige Bewertung der Datenschutzkonformität des Besuchersystems mehr nötig. Die Gesamtkosten für beide Standorte: 78 EUR/Monat. Das spart im Vergleich zur vorherigen Kombination aus Personal und Papier etwa 3 Stunden Verwaltungsaufwand pro Monat.

DSGVO & Datenschutz

• Datenhosting: Deutschland (Google Cloud Platform, Region europe-west3, Frankfurt). Alle personenbezogenen Besucherdaten verbleiben in Deutschland.
• Dateninhalt: Name, Firma, E-Mail, NDA-Signatur, Besuchszeit, Gastgeber — vollständig protokolliert und revisionssicher gespeichert.
• Auftragsverarbeitung (AVV): Verfügbar und standardmäßig abschließbar. Für ISO 27001- und TISAX-Audits ist der AVV Pflicht — EinfachGast stellt ihn ohne Aufpreis bereit.
• Datenlöschung: Besucherdaten können über die Verwaltungsoberfläche nach definierten Fristen automatisch gelöscht werden. Konfigurierbar nach internen Datenschutzrichtlinien.
• TISAX und IATF 16949: Konformität nachgewiesen. EinfachGast stellt Auditunterlagen für Zertifizierungsverfahren bereit.
• Empfehlung für Unternehmen: EinfachGast ist einer der wenigen Anbieter im Besuchermanagement, der den deutschen DSGVO-Rahmen vollständig erfüllt, ohne dass das Unternehmen Mehrarbeit für US-Standardvertragsklauseln oder eigene DSFA leisten muss. Für TISAX-pflichtige Betriebe ist EinfachGast damit der unkomplizierteste Pfad.

Gut kombiniert mit

• Envoy Visitors — Hybridstrategie für internationale Unternehmen: EinfachGast für TISAX-pflichtige Standorte in Deutschland, Envoy für internationale Standorte ohne strenge EU-Compliance-Anforderungen. Beide Systeme können parallel betrieben werden.
• Microsoft Teams — EinfachGast bietet native Teams-Integration für Host-Benachrichtigungen. Teams-Nutzer erhalten direkt eine Nachricht, wenn ein Besucher eingecheckt hat, ohne ein zweites System öffnen zu müssen.
• Zugangskontrollsysteme via API — wer Türöffner oder Schranken anschließen will, kann das über die EinfachGast-API und einen Systemintegrator realisieren. Das ist kein Out-of-the-box-Feature, aber für technisch versierte Teams machbar.

Unser Testurteil

EinfachGast verdient 4 von 5 Sternen. Die Kombination aus deutschem Hosting, TISAX-Konformität und einem Festpreis ohne Nutzergrenzen ist im Markt einzigartig für diesen Preispunkt. Das System tut genau das, was es verspricht — unkompliziert und compliance-ready. Die fehlende native Hardware-Integration (Türöffner, Drehsperren) und die begrenzte internationale Skalierbarkeit sind die Grenzen, die den fünften Stern kosten. Für den deutschen Mittelstand mit Compliance-Anforderungen ist EinfachGast die empfehlenswerteste Lösung im Markt — günstiger und einfacher als alle US-Alternativen, die denselben DSGVO-Standard erreichen sollen.

Was wir bemerkt haben

• Mai 2026 — EinfachGast unterstützt neben ISO 27001 und TISAX auch IATF 16949 — den Qualitätsmanagementstandard der Automobilindustrie. Das macht EinfachGast besonders relevant für Tier-2- und Tier-3-Zulieferer, die mehrere Automotive-Standards gleichzeitig erfüllen müssen.
• 2024–2025 — Das Preismodell mit 39 EUR/Standort/Monat für unbegrenzte Besucher und Nutzer ist seit der Markteinführung stabil geblieben — kein Hinweis auf bevorstehende Preisanpassungen. Im Vergleich zu US-Anbietern, die ihren Preis in den letzten Jahren teils deutlich erhöht haben, ist das eine klare Aussage zur Zielgruppe KMU.
• Mai 2026 — Kein kostenloser Dauertarif verfügbar. Die 14-tägige Testphase ist großzügig, aber Unternehmen mit sehr geringem Besucheraufkommen und ohne Compliance-Pflicht finden bei Envoy Basic (100 Einträge kostenlos) eine Gratis-Option — allerdings ohne jede TISAX-Konformität.